Autor: Boban Mladenovski, menadžer za transport, Tesco, Boban.Mladenovski@tesco.com
U okruženju nabavke robe široke potrošnje (FMCG), površinski troškovi - poput cene na fakturi dobavljača ili stavkama narudžbenice - govore samo deo priče. Ispod ovih vidljivih brojeva krije se složen, često zanemaren sloj skrivenih troškova nabavke, koji i dalje smanjuju profitne marže i narušavaju efikasnost lanca snabdevanja. Kako globalno trgovinsko okruženje postaje sve nestabilnije, identifikacija i ublažavanje tih skrivenih troškova više nije opcionalno – oni su hitan strateški imperativ.
Kašnjenja u isporuci, loša koordinacija i preusmeravanje isporuke u zadnji čas stvaraju troškove koji se mogu tiho akumulirati. Na primer, dodatne naknade – koje uključuju troškove čekanja vozača, preusmeravanja i ubrzane dostave – mogu činiti čak 40% ukupnih troškova prevoza u sektoru maloprodaje hrane. Te troškove obično snose vanjski pružaoci logističkih usluga ili prevoznici, ali se neizbežno prenose nazad na kupca kroz više cene ili smanjene nivoa usluge. Štaviše, kompanije često pribegavaju skupom i brzom prevozu u zadnji čas, kako bi izbegle gomilanje zaliha, posebno u sistemima upravljanja zalihama po narudžbi „just-in-time“ (JIT). Ove reakcionarne logističke strategije često su rezultat komunikacijskih propusta ili grešaka u planiranju – problema koji se nikada ne pojavljuju direktno na računu, a ipak značajno povećavaju budžete za prevoz.
Skriveni troškovi usklađenosti, takođe, su rašireni. Veliki kupci u FMCG industriji rutinski nameću složene specifikacije otpreme, uključujući pakovanje, barkodiranje i sigurnosne sertifikate, a dobavljači snose teret poštovanja tih strogih zahteva. Propušteni cilj isporuke ili nepotpuna dokumentacija mogu izazvati kazne za neusklađenost, posebno kada veliki trgovci implementiraju merne podatke o pravovremenoj i punoj isporuci (OTIF). Na međunarodnom nivou, složenost se produbljuje. Na primer, kompanije iz Ujedinjenog Kraljevstva prijavile su prosečno 96.000 funti dodatnih troškova usklađivanja po kompaniji u godinama nakon Brexita, prvenstveno zbog novih carina i obveza PDV-a.
Ti troškovi su „nevidljivi“ timovima za nabavku, jer se manifestuju na indirektne načine: povećano oslanjanje na carinske konsultante, duži rokovi isporuke ili ljudski resursi vezani za dokumentaciju. Birokratske prepreke povećavaju troškove ne samo dobavljaču, već i kupcu, u obliku produženih ciklusa nabavke i administrativnog posla.
Istraživanje kompanije World Commerce & Contracting, procjenjuje da kompanije gube otprilike 9,2% svojih godišnjih prihoda zbog neefikasnog upravljanja ugovorima. Nejasan tekst ugovora omogućuje dobavljačima da prenesu dodatne troškove ili da prilikom nabavke osoblja ignorišu klauzule o popustu. Ove propuštene prilike retko se pojavljuju u standardnoj analizi potrošnje i često se pojavljuju tek nakon što dođe do prekoračenja budžeta ili prekida usluge.
Komunikacijski prekidi i oslanjanje na ručne sisteme, takođe, stvaraju domino efekt na troškove. Prema podacima, čak 65% rukovodioca nabavke izveštava o ograničenoj vidljivosti u efikasnosti dobavljača, što povećava rizik od neotkrivenih poremećaja ili nedostataka u kvalitetu. Ove slepe tačke često dovode do reakcionarnih, skupih intervencija - na primer, naručivanja hitnih pošiljki ili zaustavljanja proizvodnih linija zbog nedostatka zaliha.
Štaviše, stručnjaci za nabavku troše do 31% svog vremena na repetitivne ručne zadatke poput obrade računa ili provere potvrda narudžbina – vreme koje se direktno prevodi u troškove plaća i gubitak produktivnosti. Neusklađenost između kupaca i dobavljača, pogoršana lancima e-pošte i nepovezanim budžetskim tablicama, rezultira kašnjenjima u isporukama, netačnim narudžbinama i povećanim troškovima rada na obe strane transakcije. Vremenska kašnjenja tekom procesa nabavke stvaraju skriveni finansijski stres. Kada kupac odloži potvrdu narudžbine ili odobrenje računa, dobavljač mora duže da čeka na uplatu. Mnogi veliki kupci primenjuju produžene rokove plaćanja od 60, 90 ili čak 120 dana, što im omogućuje efikasnije upravljanje novčanim tokom, ali vrši finansijski pritisak na dobavljače. Dobavljači su tada prisiljeni da pozajmljuju sredstva ili da uzimaju kredite sa čime se stvaraju kamate i administrativni troškovi koji su retko vidljivi za kupce – dok se ne povećaju cene ili se ne smanji nivo usluge.
Geopolitički događaji i skriveni troškovi
Geopolitički događaji i dalje unose skrivene troškove u sisteme nabavke, često preko noći. Izveštaj ističe povećanje američkih carina od 2024. do 2025, što je dodalo carine na ključni kineski uvoz, uz povećanje carina na robu iz Meksika, Kanade i EU. Osim direktnih troškova carina, ove promene politika uzrokovale su neizravne troškove: kompanije su morale da redizajniraju lance nabavke, da osiguraju kratkoročni skladišni prostor i da snositi naknade, što je pojačalo uska grla tereta u američkim lukama. Samo u decembru 2024, kontejnerski promet u američkim lukama povećan je za 20%, što je dovelo do nedostatka skladišnih prostora i povećanja cena najma. Kompanije su se mučile s prilagođavanjem neplaniranom teretu, što je povećavalo troškove skladištenja i uzrokovalo domino efekte na upravljanje zalihama, osoblje i dostupnost prevoznika.
Slično tome, Brexit i dalje proganja kompanije široke potrošnje sa sedištem u Ujedinjenom Kraljevstvu. Regulatorne razlike i nove carinske provere dodatno su otežale prethodno nesmetanu trgovinu s EU. U izveštaju se navodi da 73% britanskih kompanija tvrdi da su manje profitabilne nakon Brexita, a gotovo jedna od četiri velike kompanije potroši više od 100.000 dolara na redizajn lanca nabave. Troškovi usklađivanja, kašnjenja u inspekcijama (posebno za životinjske proizvode) i administrativni zahtevi za rešavanje uvoznog PDV-a, doprinose rastućoj količini skrivenih troškova s kojima se suočavaju kompanije iz Ujedinjenog Kraljevstva.
Nasuprot tome, kompanije za robu široke potrošnje sa sedištem u EU suočavaju se s vlastitim nizom skrivenih troškova. U izveštaju se navode nadolazeći zakoni EU-a o dužnoj pažnji u lancu nabavke, koji će od kompanija zahtevati da revidiraju ekološke i društvene performanse u celoj svojoj bazi nabavke. Ova nova pravila, iako etički važna, zahtevaju značajna ulaganja u obuku, sisteme i infrastrukturu za izveštavanje, što dodatno opterećuje timove za nabavku.
Strateški alati za uklanjanje skrivenih troškova
Srećom, kompanije koje se bave robom široke potrošnje počinju da reaguju strateškim alatima i tehnologijama osmišljenima za otkrivanje i smanjenje skrivenih troškova. Jedno ključno rešenje je usvajanje digitalnih platformi za nabavku, kao što su e-portali i samouslužne nadzorne ploče za dobavljače, koje pomažu u automatizaciji rutinskih zadataka, omogućuju pristup podacima u stvarnom vremenu i eliminišu ponovni rad. Pokazalo se da ove platforme smanjuju troškove transakcija i poboljšavaju tačnost procesa.
Slično tome, sistemi za upravljanje prevozom (TMS) i alati za analizu logistike omogućuju kompanijama da zabeleže i predvide stvarne troškove prevoza, uključujući dodatne naknade i uska grla. Praćenjem gde i zašto nastaju troškovi prevoza, kompanije mogu planirati pametnije rute i smanjiti neefikasnost. Neke kompanije čak koriste IoT senzore kako bi sprečile kvarenje ili otkrile kašnjenja u prevozu.
Što se tiče ugovora, sistemi za upravljanje životnim ciklusom ugovora (CLM) pomažu timovima da budu ispred ključnih datuma, prate usklađenost i osiguravaju ostvarenje ušteda u ugovoru. Na primer, CLM alat može upozoriti nabavne timove da nije primenjen popust na temelju količine ili da je potrebno pregovarati o klauzuli o povećanju cene.
Možda najvažnije, mnoge kompanije ulažu u jače upravljanje odnosima s dobavljačima (SRM). Bliska saradnja kroz zajedničke prognoze, redovni pregledi efikasnosti i transparentnost operativnih ciljeva mogu da spreče mnoge probleme koji rezultiraju skrivenim troškovima. Kompanije koje svoje dobavljače tretiraju kao partnere, a ne kao protivnike, često su u stanju da ranije uoče rizike i da ih reše uz niže troškove.
Konačno, usvajanje kulture ukupnih troškova vlasništva (TCO) pomaže organizacijama da holistički preispitaju nabavku. Umesto fokusiranja isključivo na cenu po jedinici, analize ukupnih troškova vlasništva (TCO) uključuju troškove prevoza, skladištenja, usklađenosti s propisima, odlaganja otpada i operativne troškove. Obuka nabavnih timova za korišćenje kontrolnih popisa, kalkulatora troškova i alata za planiranje scenarija, omogućuje im postavljanje pametnijih pitanja i izbegavanje iznenađenja u pogledu troškova.
U modernoj nabavci robe široke potrošnje (FMCG) više nije dovoljno pregovarati o niskoj ceni ili potpisati dobro formulisan ugovor. Umesto toga, timovi za nabavku moraju da imaju holistički pogled na ukupne troškove svake odluke u lancu snabdevanja - uzimajući u obzir opterećenja usklađenosti, logističku neefikasnost, geopolitičku nestabilnost i ljudske troškove loših internih procesa. S obzirom na to da skriveni troškovi nabavke predstavljaju značajan deo curenja prihoda – u nekim slučajevima i do 9% ili više – ulog je visok.
Srećom, alati za rešavanje ovih izazova sada su lako dostupni. Od analitike vođene veštačkom inteligencijom i digitalnih portala za nabavku, do modela saradnje dobavljača i snažnog nadzora ugovora, kompanije imaju mogućnost ne samo da identifikuju skrivene troškove, već i da ih aktivno eliminišu. Za kompanije koje se bave robom široke potrošnje, a posluju s niskim maržama i velikim količinama, ova razlika može direktno da se pretvori u konkurentsku prednost. Nabavka se razvija. U trci za smanjenjem otpada, jačanjem otpornosti i povećanjem vrednosti, kompanije koje razumeju i upravljaju svojim skrivenim troškovima, biće u najboljem položaju da budu i ostanu lideri.
